Выборка данных в Microsoft Excel

При работе с таблицами Excel довольно часто приходится проводить отбор в них по определенному критерию или по нескольким условиям. В программе сделать это можно различными способами при помощи ряда инструментов. Давайте выясним, как произвести выборку в Экселе, используя разнообразные варианты.

Выполнение выборки

Выборка данных состоит в процедуре отбора из общего массива тех результатов, которые удовлетворяют заданным условиям, с последующим выводом их на листе отдельным списком или в исходном диапазоне.

Способ 1: применение расширенного автофильтра

Наиболее простым способом произвести отбор является применение расширенного автофильтра. Рассмотрим, как это сделать на конкретном примере.

  1. Выделяем область на листе, среди данных которой нужно произвести выборку. Во вкладке щелкаем по кнопке . Она размещается в блоке настроек . В открывшемся после этого списка выполняем щелчок по кнопке .

    Есть возможность поступить и по-другому. Для этого после выделения области на листе перемещаемся во вкладку . Щелкаем по кнопке , которая размещена на ленте в группе .

  2. После этого действия в шапке таблицы появляются пиктограммы для запуска фильтрования в виде перевернутых острием вниз небольших треугольников на правом краю ячеек. Кликаем по данному значку в заглавии того столбца, по которому желаем произвести выборку. В запустившемся меню переходим по пункту . Далее выбираем позицию .
  3. Активируется окно пользовательской фильтрации. В нем можно задать ограничение, по которому будет производиться отбор. В выпадающем списке для столбца содержащего ячейки числового формата, который мы используем для примера, можно выбрать одно из пяти видов условий:
    • равно;
    • не равно;
    • больше;
    • больше или равно;
    • меньше.

    Давайте в качестве примера зададим условие так, чтобы отобрать только значения, по которым сумма выручки превышает 10000 рублей. Устанавливаем переключатель в позицию . В правое поле вписываем значение . Чтобы произвести выполнение действия, щелкаем по кнопке .

  4. Как видим, после фильтрации остались только строчки, в которых сумма выручки превышает 10000 рублей.
  5. Но в этом же столбце мы можем добавить и второе условие. Для этого опять возвращаемся в окно пользовательской фильтрации. Как видим, в его нижней части есть ещё один переключатель условия и соответствующее ему поле для ввода. Давайте установим теперь верхнюю границу отбора в 15000 рублей. Для этого выставляем переключатель в позицию , а в поле справа вписываем значение .

    Кроме того, существует ещё переключатель условий. У него два положения и . По умолчанию он установлен в первом положении. Это означает, что в выборке останутся только строчки, которые удовлетворяют обоим ограничениям. Если он будет выставлен в положение , то тогда останутся значения, которые подходят под любое из двух условий. В нашем случае нужно выставить переключатель в положение , то есть, оставить данную настройку по умолчанию. После того, как все значения введены, щелкаем по кнопке .

  6. Теперь в таблице остались только строчки, в которых сумма выручки не меньше 10000 рублей, но не превышает 15000 рублей.
  7. Аналогично можно настраивать фильтры и в других столбцах. При этом имеется возможность сохранять также фильтрацию и по предыдущим условиям, которые были заданы в колонках. Итак, посмотрим, как производится отбор с помощью фильтра для ячеек в формате даты. Кликаем по значку фильтрации в соответствующем столбце. Последовательно кликаем по пунктам списка и .
  8. Снова запускается окно пользовательского автофильтра. Выполним отбор результатов в таблице с 4 по 6 мая 2016 года включительно. В переключателе выбора условий, как видим, ещё больше вариантов, чем для числового формата. Выбираем позицию . В поле справа устанавливаем значение . В нижнем блоке устанавливаем переключатель в позицию . В правом поле вписываем значение . Переключатель совместимости условий оставляем в положении по умолчанию – . Для того, чтобы применить фильтрацию в действии, жмем на кнопку .
  9. Как видим, наш список ещё больше сократился. Теперь в нем оставлены только строчки, в которых сумма выручки варьируется от 10000 до 15000 рублей за период с 04.05 по 06.05.2016 включительно.
  10. Мы можем сбросить фильтрацию в одном из столбцов. Сделаем это для значений выручки. Кликаем по значку автофильтра в соответствующем столбце. В выпадающем списке щелкаем по пункту .
  11. Как видим, после этих действий, выборка по сумме выручки будет отключена, а останется только отбор по датам (с 04.05.2016 по 06.05.2016).
  12. В данной таблице имеется ещё одна колонка – . В ней содержатся данные в текстовом формате. Посмотрим, как сформировать выборку с помощью фильтрации по этим значениям.

    Кликаем по значку фильтра в наименовании столбца. Последовательно переходим по наименованиям списка и .

  13. Опять открывается окно пользовательского автофильтра. Давайте сделаем выборку по наименованиям и . В первом блоке переключатель условий устанавливаем в позицию . В поле справа от него вписываем слово . Переключатель нижнего блока так же ставим в позицию . В поле напротив него делаем запись – . И вот далее мы выполняем то, чего ранее не делали: устанавливаем переключатель совместимости условий в позицию . Теперь строчка, содержащая любое из указанных условий, будет выводиться на экран. Щелкаем по кнопке .
  14. Как видим, в новой выборке существуют ограничения по дате (с 04.05.2016 по 06.05.2016) и по наименованию (картофель и мясо). По сумме выручки ограничений нет.
  15. Полностью удалить фильтр можно теми же способами, которые использовались для его установки. Причем неважно, какой именно способ применялся. Для сброса фильтрации, находясь во вкладке щелкаем по кнопке , которая размещена в группе .

    Второй вариант предполагает переход во вкладку . Там выполняем щелчок на ленте по кнопке в блоке . В активировавшемся списке нажимаем на кнопку .

При использовании любого из двух вышеуказанных методов фильтрация будет удалена, а результаты выборки – очищены. То есть, в таблице будет показан весь массив данных, которыми она располагает.

Способ 2: применение формулы массива

Сделать отбор можно также применив сложную формулу массива. В отличие от предыдущего варианта, данный метод предусматривает вывод результата в отдельную таблицу.

  1. На том же листе создаем пустую таблицу с такими же наименованиями столбцов в шапке, что и у исходника.
  2. Выделяем все пустые ячейки первой колонки новой таблицы. Устанавливаем курсор в строку формул. Как раз сюда будет заноситься формула, производящая выборку по указанным критериям. Отберем строчки, сумма выручки в которых превышает 15000 рублей. В нашем конкретном примере, вводимая формула будет выглядеть следующим образом:

    =ИНДЕКС(A2:A29;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(15000<=C2:C29;СТРОКА(C2:C29);"");СТРОКА()-СТРОКА($C$1))-СТРОКА($C$1))

    Естественно, в каждом конкретном случае адрес ячеек и диапазонов будет свой. На данном примере можно сопоставить формулу с координатами на иллюстрации и приспособить её для своих нужд.

  3. Так как это формула массива, то для того, чтобы применить её в действии, нужно нажимать не кнопку , а сочетание клавиш . Делаем это.
  4. Выделив второй столбец с датами и установив курсор в строку формул, вводим следующее выражение:

    =ИНДЕКС(B2:B29;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(15000<=C2:C29;СТРОКА(C2:C29);"");СТРОКА()-СТРОКА($C$1))-СТРОКА($C$1))

    Жмем сочетание клавиш .

  5. Аналогичным образом в столбец с выручкой вписываем формулу следующего содержания:

    =ИНДЕКС(C2:C29;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(15000<=C2:C29;СТРОКА(C2:C29);"");СТРОКА()-СТРОКА($C$1))-СТРОКА($C$1))

    Опять набираем сочетание клавиш .

    Во всех трех случаях меняется только первое значение координат, а в остальном формулы полностью идентичны.

  6. Как видим, таблица заполнена данными, но внешний вид её не совсем привлекателен, к тому же, значения даты заполнены в ней некорректно. Нужно исправить эти недостатки. Некорректность даты связана с тем, что формат ячеек соответствующего столбца общий, а нам нужно установить формат даты. Выделяем весь столбец, включая ячейки с ошибками, и кликаем по выделению правой кнопкой мыши. В появившемся списке переходим по пункту .
  7. В открывшемся окне форматирования открываем вкладку . В блоке выделяем значение . В правой части окна можно выбрать желаемый тип отображения даты. После того, как настройки выставлены, жмем на кнопку .
  8. Теперь дата отображается корректно. Но, как видим, вся нижняя часть таблицы заполнена ячейками, которые содержат ошибочное значение . По сути, это те ячейки, данных из выборки для которых не хватило. Более привлекательно было бы, если бы они отображались вообще пустыми. Для этих целей воспользуемся условным форматированием. Выделяем все ячейки таблицы, кроме шапки. Находясь во вкладке кликаем по кнопке , которая находится в блоке инструментов . В появившемся списке выбираем пункт .
  9. В открывшемся окне выбираем тип правила . В первом поле под надписью выбираем позицию . Далее жмем по кнопке .
  10. В запустившемся окне форматирования переходим во вкладку и в соответствующем поле выбираем белый цвет. После этих действий щелкаем по кнопке .
  11. На кнопку с точно таким же названием жмем после возвращения в окно создания условий.

Теперь у нас имеется готовая выборка по указанному ограничению в отдельной надлежащим образом оформленной таблице.

Способ 3: выборка по нескольким условиям с помощью формулы

Так же, как и при использовании фильтра, с помощью формулы можно осуществлять выборку по нескольким условиям. Для примера возьмем всю ту же исходную таблицу, а также пустую таблицу, где будут выводиться результаты, с уже выполненным числовым и условным форматированием. Установим первым ограничением нижнюю границу отбора по выручке в 15000 рублей, а вторым условием верхнюю границу в 20000 рублей.

  1. Вписываем в отдельном столбце граничные условия для выборки.
  2. Как и в предыдущем способе, поочередно выделяем пустые столбцы новой таблицы и вписываем в них соответствующие три формулы. В первый столбец вносим следующее выражение:

    =ИНДЕКС(A2:A29;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(($D$2=C2:C29);СТРОКА(C2:C29);»»);СТРОКА(C2:C29)-СТРОКА($C$1))-СТРОКА($C$1))

    В последующие колонки вписываем точно такие же формулы, только изменив координаты сразу после наименования оператора на соответствующие нужным нам столбцам, по аналогии с предыдущим способом.

    Каждый раз после ввода не забываем набирать сочетание клавиш .

  3. Преимущество данного способа перед предыдущим заключается в том, что если мы захотим поменять границы выборки, то совсем не нужно будет менять саму формулу массива, что само по себе довольно проблематично. Достаточно в колонке условий на листе поменять граничные числа на те, которые нужны пользователю. Результаты отбора тут же автоматически изменятся.

Способ 4: случайная выборка

В Экселе с помощью специальной формулы можно также применять случайный отбор. Его требуется производить в некоторых случаях при работе с большим объемом данных, когда нужно представить общую картину без комплексного анализа всех данных массива.

  1. Слева от таблицы пропускаем один столбец. В ячейке следующего столбца, которая находится напротив первой ячейки с данными таблицы, вписываем формулу:

    =СЛЧИС()

    Эта функция выводит на экран случайное число. Для того, чтобы её активировать, жмем на кнопку .

  2. Для того, чтобы сделать целый столбец случайных чисел, устанавливаем курсор в нижний правый угол ячейки, которая уже содержит формулу. Появляется маркер заполнения. Протягиваем его вниз с зажатой левой кнопкой мыши параллельно таблице с данными до её конца.
  3. Теперь у нас имеется диапазон ячеек, заполненный случайными числами. Но, он содержит в себе формулу . Нам же нужно работать с чистыми значениями. Для этого следует выполнить копирование в пустой столбец справа. Выделяем диапазон ячеек со случайными числами. Расположившись во вкладке , щелкаем по иконке на ленте.
  4. Выделяем пустой столбец и кликаем правой кнопкой мыши, вызывая контекстное меню. В группе инструментов выбираем пункт , изображенный в виде пиктограммы с цифрами.
  5. После этого, находясь во вкладке , кликаем по уже знакомому нам значку . В выпадающем списке останавливаем выбор на пункте .
  6. Активируется окно настройки сортировки. Обязательно устанавливаем галочку напротив параметра , если шапка имеется, а галочки нет. В поле указываем наименование того столбца, в котором содержатся скопированные значения случайных чисел. В поле оставляем настройки по умолчанию. В поле можно выбрать параметр как , так и . Для случайной выборки это значения не имеет. После того, как настройки произведены, жмем на кнопку .
  7. После этого все значения таблицы выстраиваются в порядке возрастания или убывания случайных чисел. Можно взять любое количество первых строчек из таблицы (5, 10, 12, 15 и т.п.) и их можно будет считать результатом случайной выборки.

Как видим, выборку в таблице Excel можно произвести, как с помощью автофильтра, так и применив специальные формулы. В первом случае результат будет выводиться в исходную таблицу, а во втором – в отдельную область. Имеется возможность производить отбор, как по одному условию, так и по нескольким. Кроме того, можно осуществлять случайную выборку, использовав функцию .

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.
Помимо этой статьи, на сайте еще 13048 полезных инструкций.
Добавьте сайт Lumpics.ru в закладки (CTRL+D) и мы точно еще пригодимся вам. Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Источник: starhit
Читайте также  Параметры поиска на YouTube

Домашние хитрости