Решение ошибки Microsoft Excel «Слишком много различных форматов ячеек»

Одной из проблем, с которой встречаются пользователи при работе с таблицами в Microsoft Excel, является ошибка «Слишком много различных форматов ячеек». Особенно она распространена при работе с таблицами с расширением XLS. Давайте разберемся в сути этой проблемы и выясним, какими способами её можно устранить.

Устранение ошибки

Чтобы понять, как устранить ошибку, нужно знать её суть. Дело в том, что файлы Эксель с расширением XLSX поддерживают одновременную работу с 64000 форматами в документе, а с расширением XLS – только 4000. При превышении указанных лимитов и возникает данная ошибка. Под форматом понимается комбинация различных элементов форматирования:

• Границы;
• Заливка;
• Шрифт;
• Гистограммы и т.д.

Поэтому в одной ячейке может одновременно быть несколько форматов. Если в документе применяется излишнее форматирование, то это как раз и может вызвать ошибку. Давайте теперь выясним, как устранить данную проблему.

Способ 1: сохранение файла с расширением XLSX

Как уже было сказано выше, документы с расширением XLS поддерживают одновременную работу только с 4000 единиц форматов. Этим и объясняется тот факт, что чаще всего данная ошибка встречается именно в них. Конвертирование книги в более современный документ XLSX, который поддерживает работу одновременно с 64000 элементами форматирования, позволит в 16 раз больше использовать эти элементы прежде, чем возникнет указанная выше ошибка.

1. Переходим во вкладку .
2. Далее в левом вертикальном меню кликаем по пункту .
3. Запускается окно сохранения файла. При желании его можно сохранить в другом месте, а не в том, где располагается документ-исходник, перейдя в иную директорию жесткого диска. Также в поле можно при желании изменить его наименование. Но это не обязательные условия. Эти настройки можно оставить по умолчанию. Главной задачей является в поле сменить значение на . В этих целях кликаем по данному полю и выбираем соответствующее наименование из открывшегося списка. После выполнения указанной процедуры жмем на кнопку .

Теперь документ будет сохранен с расширением XLSX, что позволит работать с большим в 16 раз количеством форматов одновременно, чем это было при работе с файлом с расширением XLS. В подавляющем большинстве случаев данный способ позволяет устранить изучаемую нами ошибку.

Способ 2: очистка форматов в пустых строках

Но все-таки бывают случаи, когда пользователь работает именно с расширением XLSX, но у него все равно возникает данная ошибка. Это связано с тем, что при работе с документом был превышен рубеж в 64000 форматов. Кроме того, по определенным причинам возможна ситуация, когда нужно сохранить файл именно с расширением XLS, а не XLSX, так как с первым, например, умеют работать большее количество сторонних программ. В этих случаях нужно искать другой выход из сложившейся ситуации.

Часто многие пользователи форматируют место под таблицу с запасом, чтобы в будущем не тратить время на данную процедуру в случае расширения таблицы. Но это абсолютно неверный подход. Из-за этого значительно увеличивается размер файла, замедляется работа с ним, к тому же, подобные действия могут привести к ошибке, которую мы обсуждаем в данной теме. Поэтому, от таких излишеств следует избавиться.

1. Прежде всего, нам нужно выделить всю область под таблицей, начиная с первой строки, в которой нет данных. Для этого щелкаем левой кнопкой мыши по числовому наименованию этой строки на вертикальной панели координат. Производится выделение всей строки. Применяем нажатие комбинации кнопок . Выделяется весь диапазон документа ниже таблицы.
2. Затем перемещаемся во вкладку и жмем на иконку на ленте , которая располагается в блоке инструментов . Открывается список, в котором выбираем позицию .
3. После этого действия выделенный диапазон будет очищен.

Аналогичным образом можно производить очистку в ячейках справа от таблицы.

1. Клацаем по наименованию первого не заполненного данными столбца в панели координат. Происходит выделение его до самого низа. Затем производим набор комбинации кнопок . При этом выделяется весь диапазон документа, расположенный справа от таблицы.
2. Затем, как и в предыдущем случае, жмем по иконке , а в выпадающем меню выбираем вариант .
3. После этого будет произведена очистка во всех ячейках справа от таблицы.

Подобную процедуру при возникновении ошибки, о которой мы говорим в данном уроке, не лишним будет провести даже в том случае, если на первый взгляд кажется, что диапазоны ниже и правее таблицы вообще не отформатированы. Дело в том, что в них могут находиться «скрытые» форматы. Например, текста или чисел в ячейке может и не быть, но в ней установлен формат полужирного шрифта и т.д. Поэтому, не поленитесь, в случае возникновения ошибки, провести эту процедуру даже над внешне пустыми диапазонами. Также не нужно забывать про возможные скрытые столбцы и строки.

Способ 3: удаление форматов внутри таблицы

Если предыдущий вариант не помог решить проблему, то стоит обратить внимание на излишнее форматирование внутри самой таблицы. Некоторые пользователи делают форматирование в таблице даже там, где оно не несет никакой дополнительной информации. Они думают, что делают таблицу красивее, но на деле довольно часто со стороны подобное оформление выглядит довольно безвкусно. Ещё хуже, если указанные вещи приводят к торможению программы или к ошибке, которую мы описываем. В этом случае следует оставить в таблице только действительно значимое форматирование.

1. В тех диапазонах, в которых форматирование можно убрать полностью, и это не повлияет на информативность таблицы, выполняем процедуру по тому же алгоритму, что был описан в предыдущем способе. Сначала выделяем диапазон в таблице, в котором следует произвести очистку. Если таблица очень большая, то данную процедуру будет удобнее делать, воспользовавшись комбинациями кнопок (, , ). Если вы при этом выделите ячейку внутри таблицы, то при помощи данных клавиш выделение будет производиться только внутри неё, а не до конца листа, как в предыдущем способе.

   Жмем на уже знакомую нам кнопку во вкладке . В выпадающем списке выбираем вариант .

2. Выделенный диапазон таблицы будет полностью очищен.
3. Единственное, что нужно потом будет сделать – это установить границы в очищенном фрагменте, если они присутствуют в остальном табличном массиве.

Но для некоторых областей таблицы подобный вариант не подойдет. Например, в определенном диапазоне можно удалить заливку, но при этом следует оставить формат даты, иначе данные будут отображаться некорректно, границы и некоторые другие элементы. Тот же вариант действий, о котором мы говорили выше, полностью убирает форматирование.

Но существует выход и в этом случае, правда, он более трудоёмкий. В подобных обстоятельствах пользователю придется выделять каждый блок однородно отформатированных ячеек и вручную убирать тот формат, без, которого можно обойтись.

Конечно, это долгое и кропотливое занятие, если таблица слишком большая. Поэтому лучше сразу при составлении документа не злоупотреблять «красивостями», чтобы потом не возникло проблем, на решение которых придется тратить много времени.

Способ 4: удаление условного форматирования

Условное форматирование – очень удобный инструмент визуализации данных, но избыточное его применение тоже может вызвать изучаемую нами ошибку. Поэтому нужно просмотреть список правил условного форматирования, применяемый на данном листе, и удалить из него позиции, без которых можно обойтись.

1. Располагаясь во вкладке , клацаем по кнопке , которая находится в блоке . В меню, которое откроется после данного действия, выбираем пункт .
2. Вслед за этим запускается окошко управления правилами, в котором располагается список элементов условного форматирования.
3. По умолчанию в списке расположены только элементы выделенного фрагмента. Для того, чтобы отобразить все правила на листе, переставляем переключатель в поле в позицию . После этого будут отображены все правила текущего листа.
4. Затем выделяем правило, без которого можно обойтись, и жмем на кнопку .
5. Таким способом удаляем те правила, которые не играют важной роли в визуальном восприятии данных. После того, как процедура завершена, жмем на кнопку внизу окошка .

Если нужно полностью удалить условное форматирование из конкретного диапазона, то сделать это ещё проще.

1. Выделяем диапазон ячеек, в котором планируем произвести удаление.
2. Щелкаем по кнопке в блоке во вкладке . В появившемся списке выбираем вариант . Далее открывается ещё один список. В нем выбираем пункт .
3. После этого все правила в выделенном диапазоне будут удалены.

Если вы хотите полностью удалить условное форматирование, то в последнем списке меню нужно выбрать вариант .

Способ 5: удаление пользовательских стилей

Кроме того, данная проблема может возникать из-за использования большого количества пользовательских стилей. Причем они могут появиться, как результат импорта или копирования из других книг.

1. Устраняется данная проблема следующим образом. Переходим во вкладку . На ленте в блоке инструментов щелкаем по группе .
2. Открывается меню стилей. Тут представлены различные стили оформления ячеек, то есть, по сути, зафиксированные сочетания нескольких форматов. В самом верху списка расположен блок . Как раз данные стили не являются изначально встроенными в Excel, а являются продуктом действий пользователя. При возникновении ошибки, устранение которой мы изучаем, рекомендуется их удалить.
3. Проблема заключается в том, что не существует встроенного инструмента массового удаления стилей, поэтому придется каждый из них удалять отдельно. Наводим курсор на конкретный стиль из группы . Кликаем по нему правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбираем вариант .
4. Удаляем таким способом каждый стиль из блока , пока не останутся только встроенные стили Excel.

Способ 6: удаление пользовательских форматов

Очень похожей процедурой на удаление стилей является удаление пользовательских форматов. То есть, мы будем удалять те элементы, которые не являются встроенными по умолчанию в Excel, а внедрены пользователем, либо были встроены в документ другим способом.

1. Прежде всего, нам нужно будет открыть окно форматирования. Самый распространенный способ это сделать – кликнуть правой кнопкой мыши по любому месту в документе и из контекстного меню выбрать вариант .

   Также можно, находясь во вкладке , кликнуть по кнопке в блоке на ленте. В запустившемся меню выбираем пункт .

   Ещё один вариант вызова нужного нам окна – это набор сочетания клавиш на клавиатуре.

2. После выполнения любого из действий, которые были описаны выше, запустится окно форматирования. Переходим во вкладку . В блоке параметров производим установку переключателя в позицию . В правой части данного окна располагается поле, в котором находится перечень всех типов элементов, используемых в данном документе.

   Выделяем курсором каждый из них. Переходить к следующему наименованию удобнее всего при помощи клавиши на клавиатуре в блоке навигации. Если элемент является встроенным, то кнопка под перечнем будет неактивной.

3. Как только будет выделен добавленный пользовательский элемент, кнопка станет активной. Жмем на неё. Таким же образом удаляем все наименования пользовательского форматирования в перечне.
4. После завершения процедуры обязательно жмем на кнопку внизу окна.

Способ 7: удаление ненужных листов

Мы описывали действия по решению проблемы только в пределах одного листа. Но не стоит забывать, что точно такие же манипуляции нужно проделать и со всеми остальными заполненными данными листами книги.

Кроме того, ненужные листы или листы, где информация дублируется, лучше вообще удалить. Делается это довольно просто.

1. Кликаем правой кнопкой мыши по ярлыку листа, который следует убрать, расположенному над строкой состояния. Далее в появившемся меню выбираем пункт .
2. После этого открывается диалоговое окно, которое требует подтверждение удаления ярлыка. Кликаем в нем по кнопке .
3. Вслед за этим выбранный ярлык будет удален из документа, а, следовательно, и все элементы форматирования на нем.

Если нужно удалить несколько последовательно расположенных ярлыков, то кликаем по первому из них левой кнопкой мыши, а затем кликаем по последнему, но только при этом зажав клавишу . Будут выделены все ярлыки, расположенные между данными элементами. Далее процедуру удаления проводим по тому же алгоритму, который был описан выше.

Но существуют также скрытые листы, и как раз на них может находиться довольно большое количество различных отформатированных элементов. Чтобы убрать чрезмерное форматирование на этих листах или вообще удалить их, нужно сразу отобразить ярлыки.

1. Кликаем по любому ярлыку и в контекстном меню выбираем пункт .
2. Открывается список скрытых листов. Выбираем наименование скрытого листа и кликаем по кнопке . После этого он будет отображен на панели.

Такую операцию проделываем со всеми скрытыми листами. Потом смотрим, что с ними делать: полностью удалять или очищать от избыточного форматирования, если информация на них важна.

Но кроме этого существуют ещё и так называемые суперскрытые листы, которых в списке обычных скрытых листов вы не отыщите. Их можно увидеть и отобразить на панели только через редактор VBA.

1. Чтобы запустить редактор VBA (редактор макросов), жмем сочетание горячих клавиш . В блоке выделяем наименование листа. Тут отображаются, как обычные видимые листы, так скрытые и суперскрытые. В нижней области смотрим значением параметра . Если там установлено значение , то это и есть суперскрытый лист.
2. Кликаем по данному параметру и в открывшемся списке выбираем наименование . Затем щелкаем по стандартной кнопке закрытия окна.

После данного действия выбранный лист перестанет быть суперскрытым и его ярлык отобразится на панели. Далее с ним можно будет проводить либо процедуру очистки, либо удаления.

Урок: Что делать, если пропали листы в Экселе

Как видим, самый быстрый и эффективный способ избавится от исследуемой в данном уроке ошибки — это сохранить файл заново с расширением XLSX. Но если этот вариант не сработает или по каким-то причинам не подойдет, то остальные способы решения проблемы потребуют немало времени и усилий от пользователя. К тому же, их всех придется применять в комплексе. Поэтому лучше в процессе создания документа не злоупотреблять избыточным форматированием, чтобы потом не пришлось тратить силы на устранение ошибки.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.
Помимо этой статьи, на сайте еще 13048 полезных инструкций.
Добавьте сайт Lumpics.ru в закладки (CTRL+D) и мы точно еще пригодимся вам. Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Источник: starhit