Заливка ячеек в зависимости от значения в Microsoft Excel

При работе с таблицами первоочередное значение имеют выводимые в ней значения. Но немаловажной составляющей является также и её оформление. Некоторые пользователи считают это второстепенным фактором и не обращают на него особого внимания. А зря, ведь красиво оформленная таблица является важным условием для лучшего её восприятия и понимания пользователями. Особенно большую роль в этом играет визуализация данных. Например, с помощью инструментов визуализации можно окрасить ячейки таблицы в зависимости от их содержимого. Давайте узнаем, как это можно сделать в программе Excel.

Процедура изменения цвета ячеек в зависимости от содержимого

Конечно, всегда приятно иметь хорошо оформленную таблицу, в которой ячейки в зависимости от содержимого, окрашиваются в разные цвета. Но особенно актуальна данная возможность для больших таблиц, содержащих значительный массив данных. В этом случае заливка цветом ячеек значительно облегчит пользователям ориентирование в этом огромном количестве информации, так как она, можно сказать, будет уже структурированной.

Элементы листа можно попытаться раскрасить вручную, но опять же, если таблица большая, то это займет значительное количество времени. К тому же, в таком массиве данных человеческий фактор может сыграть свою роль и будут допущены ошибки. Не говоря уже о том, что таблица может быть динамической и данные в ней периодически изменяются, причем массово. В этом случае вручную менять цвет вообще становится нереально.

Но выход существует. Для ячеек, которые содержат динамические (изменяющиеся) значения применяется условное форматирование, а для статистических данных можно использовать инструмент .

Способ 1: условное форматирование

С помощью условного форматирования можно задать определенные границы значений, при которых ячейки будут окрашиваться в тот или иной цвет. Окрашивание будет проводиться автоматически. В случае, если значение ячейки, вследствие изменения выйдет за пределы границы, то автоматически произойдет перекрашивание данного элемента листа.

Посмотрим, как этот способ работает на конкретном примере. Имеем таблицу доходов предприятия, в которой данные разбиты помесячно. Нам нужно выделить разными цветами те элементы, в которых величина доходов менее рублей, от до рублей и превышает рублей.

  1. Выделяем столбец, в котором находится информация по доходам предприятия. Затем перемещаемся во вкладку . Щелкаем по кнопке , которая располагается на ленте в блоке инструментов . В открывшемся списке выбираем пункт .
  2. Запускается окошко управления правилами условного форматирования. В поле должно быть установлено значение . По умолчанию именно оно и должно быть там указано, но на всякий случай проверьте и в случае несоответствия измените настройки согласно вышеуказанным рекомендациям. После этого следует нажать на кнопку .
  3. Открывается окно создания правила форматирования. В списке типов правил выбираем позицию . В блоке описания правила в первом поле переключатель должен стоять в позиции . Во втором поле устанавливаем переключатель в позицию . В третьем поле указываем значение, элементы листа, содержащие величину меньше которого, будут окрашены определенным цветом. В нашем случае это значение будет . После этого жмем на кнопку .
  4. Открывается окно формата ячеек. Перемещаемся во вкладку . Выбираем тот цвет заливки, которым желаем, чтобы выделялись ячейки, содержащие величину менее . После этого жмем на кнопку в нижней части окна.
  5. Возвращаемся в окно создания правила форматирования и там тоже жмем на кнопку .
  6. После этого действия мы снова будем перенаправлены в . Как видим, одно правило уже добавлено, но нам предстоит добавить ещё два. Поэтому снова жмем на кнопку .
  7. И опять мы попадаем в окно создания правила. Перемещаемся в раздел . В первом поле данного раздела оставляем параметр , а во втором выставляем переключатель в позицию . В третьем поле нужно указать начальное значение диапазона, в котором будут форматироваться элементы листа. В нашем случае это число . В четвертом указываем конечное значение данного диапазона. Оно составит . После этого щелкаем по кнопке .
  8. В окне форматирования снова перемещаемся во вкладку , но на этот раз уже выбираем другой цвет, после чего жмем на кнопку .
  9. После возврата в окно создания правила тоже жмем на кнопку .
  10. Как видим, в у нас создано уже два правила. Таким образом, осталось создать третье. Щелкаем по кнопке .
  11. В окне создания правила опять перемещаемся в раздел . В первом поле оставляем вариант . Во втором поле устанавливаем переключатель в полицию . В третьем поле вбиваем число . Затем, как и в предыдущих случаях, жмем на кнопку .
  12. В окне опять перемещаемся во вкладку . На этот раз выбираем цвет, который отличается от двух предыдущих случаев. Выполняем щелчок по кнопке .
  13. В окне создания правил повторяем нажатие на кнопку .
  14. Открывается . Как видим, все три правила созданы, поэтому жмем на кнопку .
  15. Теперь элементы таблицы окрашены согласно заданным условиям и границам в настройках условного форматирования.
  16. Если мы изменим содержимое в одной из ячеек, выходя при этом за границы одного из заданных правил, то при этом данный элемент листа автоматически сменит цвет.
Читайте также  Место хранения временных файлов Microsoft Excel

Кроме того, можно использовать условное форматирование несколько по-другому для окраски элементов листа цветом.

  1. Для этого после того, как из мы переходим в окно создания форматирования, то остаемся в разделе . В поле можно выбрать тот цвет, оттенками которого будут заливаться элементы листа. Затем следует нажать на кнопку .
  2. В тоже жмем на кнопку .
  3. Как видим, после этого ячейки в колонке окрашиваются различными оттенками одного цвета. Чем значение, которое содержит элемент листа больше, тем оттенок светлее, чем меньше – тем темнее.

Способ 2: использование инструмента «Найти и выделить»

Если в таблице находятся статические данные, которые не планируется со временем изменять, то можно воспользоваться инструментом для изменения цвета ячеек по их содержимому под названием . Указанный инструмент позволит отыскать заданные значения и изменить цвет в этих ячейках на нужный пользователю. Но следует учесть, что при изменении содержимого в элементах листа, цвет автоматически изменяться не будет, а останется прежним. Для того, чтобы сменить цвет на актуальный, придется повторять процедуру заново. Поэтому данный способ не является оптимальным для таблиц с динамическим содержимым.

Посмотрим, как это работает на конкретном примере, для которого возьмем все ту же таблицу дохода предприятия.

  1. Выделяем столбец с данными, которые следует отформатировать цветом. Затем переходим во вкладку и жмем на кнопку , которая размещена на ленте в блоке инструментов . В открывшемся списке кликаем по пункту .
  2. Запускается окно во вкладке . Прежде всего, найдем значения до рублей. Так как у нас нет ни одной ячейки, где содержалось бы значение менее рублей, то, по сути, нам нужно выделить все элементы, в которых содержатся числа в диапазоне от до . К сожалению, прямо указать данный диапазон, как в случае применения условного форматирования, в данном способе нельзя.

    Но существует возможность поступить несколько по-другому, что нам даст тот же результат. Можно в строке поиска задать следующий шаблон . Знак вопроса означает любой символ. Таким образом, программа будет искать все шестизначные числа, которые начинаются с цифры . То есть, в выдачу поиска попадут значения в диапазоне , что нам и требуется. Если бы в таблице были числа меньше или меньше , то для каждого диапазона в сотню тысяч поиск пришлось бы производить отдельно.

    Вводим выражение в поле и жмем на кнопку ».

  3. После этого в нижней части окошка открываются результаты поисковой выдачи. Кликаем левой кнопкой мыши по любому из них. Затем набираем комбинацию клавиш . После этого выделяются все результаты поисковой выдачи и одновременно выделяются элементы в столбце, на которые данные результаты ссылаются.
  4. После того, как элементы в столбце выделены, не спешим закрывать окно . Находясь во вкладке в которую мы переместились ранее, переходим на ленту к блоку инструментов . Кликаем по треугольнику справа от кнопки . Открывается выбор различных цветов заливки. Выбираем тот цвет, который мы желаем применить к элементам листа, содержащим величины менее рублей.
  5. Как видим, все ячейки столбца, в которых находятся значения менее рублей, выделены выбранным цветом.
  6. Теперь нам нужно окрасить элементы, в которых располагаются величины в диапазоне от до рублей. В этот диапазон входят числа, которые соответствуют шаблону . Вбиваем его в поле поиска и щелкаем по кнопке , предварительно выделив нужный нам столбец.
  7. Аналогично с предыдущим разом в поисковой выдаче производим выделение всего полученного результата нажатием комбинации горячих клавиш . После этого перемещаемся к значку выбора цвета заливки. Кликаем по нему и жмем на пиктограмму нужного нам оттенка, который будет окрашивать элементы листа, где находятся величины в диапазоне от до .
  8. Как видим, после этого действия все элементы таблицы с данными в интервале с по выделены выбранным цветом.
  9. Теперь нам осталось выделить последний интервал величин – более . Тут нам тоже повезло, так как все числа более находятся в интервале от до . Поэтому в поле поиска вводим выражение и жмем на кнопку . Если бы были величины, превышающие , то нам бы пришлось дополнительно производить поиск для выражения и т.д.
  10. Опять выделяем результаты поиска при помощи комбинации . Далее, воспользовавшись кнопкой на ленте, выбираем новый цвет для заливки интервала, превышающего по той же аналогии, как мы это делали ранее.
  11. Как видим, после этого действия все элементы столбца будут закрашены, согласно тому числовому значению, которое в них размещено. Теперь можно закрывать окно поиска, нажав стандартную кнопку закрытия в верхнем правом углу окна, так как нашу задачу можно считать решенной.
  12. Но если мы заменим число на другое, выходящее за границы, которые установлены для конкретного цвета, то цвет не поменяется, как это было в предыдущем способе. Это свидетельствует о том, что данный вариант будет надежно работать только в тех таблицах, в которых данные не изменяются.

Как видим, существует два способа окрасить ячейки в зависимости от числовых значений, которые в них находятся: с помощью условного форматирования и с использованием инструмента . Первый способ более прогрессивный, так как позволяет более четко задать условия, по которым будут выделяться элементы листа. К тому же, при условном форматировании цвет элемента автоматически меняется, в случае изменения содержимого в ней, чего второй способ делать не может. Впрочем, заливку ячеек в зависимости от значения путем применения инструмента тоже вполне можно использовать, но только в статических таблицах.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.
Помимо этой статьи, на сайте еще 13048 полезных инструкций.
Добавьте сайт Lumpics.ru в закладки (CTRL+D) и мы точно еще пригодимся вам. Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Источник: starhit

Домашние хитрости